Chaque demande de vos portails reçoit une réponse en quelques minutes
Un email arrive de SeLoger, Leboncoin ou Bien'ici. L'assistant le lit, répond au prospect en lui posant les bonnes questions (budget, financement, délai) et envoie la fiche au négociateur. Sans réponse, il relance à J+2 puis à J+7.
Mise en place en 10 à 14 jours ouvrés · Données hébergées en France · Un seul interlocuteur
Là où les demandes se perdent
Quatre moments où une demande attend, ou passe à la trappe.
Une demande arrive à 21 h. Elle est traitée le lundi matin, et le prospect a eu tout le week-end pour écrire à d'autres agences.
Les notifications des portails arrivent au milieu des newsletters, des factures et des alertes. Certaines restent non lues.
Le prospect n'a pas répondu au premier message. Personne ne le relance, parce que chacun pense qu'un collègue s'en est chargé.
Vous payez plusieurs abonnements sans savoir lequel vous apporte des visites et des mandats.
Ce que fait l'assistant, étape par étape
Il travaille à partir des emails que les portails envoient déjà à votre agence.
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Il trie les emails
Vous transférez vers une adresse dédiée les notifications de SeLoger, Leboncoin, Bien'ici, Logic-Immo et du formulaire de votre site. L'assistant garde les vraies demandes (visite, information, estimation) et laisse de côté les publicités et les factures.
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Il vérifie le bien et les doublons
À partir de la liste de vos biens, il sait si l'annonce est disponible, sous offre ou vendue. Si la même personne a déjà écrit sur le même bien dans les 30 derniers jours, il n'envoie pas de second message et vous signale qu'elle revient.
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Il répond au prospect
Le message part dans les minutes qui suivent, au vouvoiement, en 130 mots au plus. Bien disponible : un lien pour choisir un créneau de visite, si vous utilisez un agenda en ligne. Sous offre ou vendu : il le dit et propose jusqu'à deux biens proches. Il termine par une à trois questions (budget et financement, délai, critères indispensables) sans redemander ce que la personne a déjà écrit.
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Il prévient le négociateur
Le négociateur reçoit un email avec le nom, le téléphone, le bien, le message et ce qui a été répondu. En bas de l'alerte, quatre boutons : « a répondu », « visite », « pas intéressé » et « stop ». Un clic arrête les relances.
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Il relance
Sans réponse, il relance à J+2 puis à J+7, du lundi au samedi entre 9 h et 19 h. Avant chaque relance, il relit le statut du bien.
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Il fait le bilan du mois
Le 1er du mois, vous recevez pour chaque portail le nombre de demandes, le délai de réponse, les visites et les mandats. Si vous indiquez le prix de vos abonnements, le bilan calcule aussi le coût par demande, par visite et par mandat.
À quoi ressemblent les messages
Une demande Leboncoin arrive pour un T3 disponible.
Scénario illustratif, rédigé à partir des modèles du module. L'agence, le bien et la prospecte sont fictifs.
Objet : Votre demande : T3 avec balcon, Bègles
Bonjour Marie,
Merci pour votre message reçu via Leboncoin. Le T3 avec balcon à Bègles est toujours disponible, et nous serions ravis de vous le faire visiter. Vous pouvez choisir un créneau avec le bouton ci-dessous.
Pour vous proposer les biens les plus adaptés, pourriez-vous me préciser :
- votre budget et votre financement (avez-vous un accord de principe bancaire ?)
- le délai de votre projet
- vos critères indispensables
Agence Exemple Immobilier
05 00 00 00 00
Ce premier message a été préparé automatiquement pour Agence Exemple Immobilier. Un conseiller reste joignable au 05 00 00 00 00. Pour ne plus recevoir de messages, répondez STOP.
Objet : Nouvelle demande Leboncoin : Marie Dupont
Nouvelle demande Leboncoin : Marie Dupont
Une première réponse automatique part dans la minute, avec 3 questions de qualification et le lien pour choisir une visite. Relance automatique prévue à J+2 sans réponse.
| Prospect | Marie Dupont |
| marie.dupont@exemple.fr | |
| Téléphone | 06 00 00 00 00 |
| Portail | Leboncoin |
| Bien | VA1042, T3 avec balcon, Bègles (disponible) |
| Message | « Bonjour, ce T3 est-il toujours disponible ? » |
Ce que vous gardez en main
L'assistant s'occupe du premier contact et des relances. Le reste passe par vous.
Une première réponse qui part seule
Elle part sans attendre votre validation, et c'est voulu : elle doit arriver pendant que la personne cherche encore. Elle ne dit sur le bien que ce que vous avez renseigné, et rappelle qu'un conseiller reste joignable.
Un démarrage en mode démonstration
Les premiers jours, les réponses et les alertes arrivent dans votre boîte, jamais chez le prospect. Vous relisez, on ajuste le ton, et vous choisissez la date du passage en réel.
Un contrôle chaque matin
Si aucun email n'est arrivé depuis 72 heures, si des relances sont en retard ou si un portail a changé le format de ses notifications, je reçois une alerte et j'interviens.
Votre équipe sur le terrain
Les appels, les visites, les estimations et la négociation restent à vos négociateurs. L'assistant prend les deux tâches qui sautent quand l'agence est pleine.
Pour quelles agences
Mieux vaut le savoir avant l'appel.
Utile si
- vous êtes une agence indépendante, de deux à quinze personnes ;
- vos demandes arrivent par email, depuis les portails ou votre site ;
- vous recevez plusieurs demandes par semaine et certaines attendent plus d'une journée.
Moins utile si
- vous recevez moins d'une demande par semaine : un rappel dans votre agenda suffit ;
- votre réseau impose déjà un outil de traitement des demandes ;
- vos demandes arrivent surtout par téléphone.
Comment on démarre
Quatre étapes, un livrable à chacune.
Appel découverte gratuit
20 minutes pour regarder comment vos demandes arrivent aujourd'hui, et ce qui peut être automatisé.
Proposition sous 48 h
Une page avec ce qui sera mis en place pour votre agence et le prix exact.
Mise en place en 10 à 14 jours ouvrés
Branchement sur votre messagerie, test en mode démonstration, ajustement du ton avec vous.
Suivi mensuel
Le bilan des portails, les modifications incluses et un point de 15 minutes par mois.
Ce dont j'ai besoin de votre côté
- une règle de transfert dans votre messagerie, que je vous aide à créer, pour envoyer les emails des portails vers l'adresse dédiée ;
- la liste de vos biens : référence, titre, ville, prix et statut ;
- l'adresse email du négociateur qui reçoit les alertes ;
- le lien de votre agenda en ligne pour les visites, si vous en avez un.
Tarif
Les forfaits commencent à 150 € par mois, avec 500 € de mise en place, sans engagement de durée. Le prix exact pour votre agence figure dans la proposition écrite envoyée sous 48 h après l'appel. Voir les tarifs
Si la mise en place dépasse 14 jours ouvrés de notre fait, vous pouvez demander le remboursement intégral (article 6 des CGV).
Qui s'en occupe
Timmy Bruné, fondateur d'AutoWorkLabs
Je construis ce module et je le surveille moi-même. Vous avez un seul interlocuteur, du premier appel au suivi mensuel. Si votre agence est sur Bordeaux Métropole, je peux venir sur place pour le cadrage.
Questions fréquentes
Parlons de votre agence
Réponse sous 24 h · Appel de 20 minutes · Sans engagement